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Estos documentos de trabajo pueden incluir listas de verificacin o cuestionarios checklist de auditoria de calidad formas de reportes de no conformidades u observaciones y cualquier otro tipo de formas que sirvan de evidencia de apoyo a los registros relativos a la conduccin o resultados de la auditoria. Mucho ms que documentos. 562 de la norma.

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Las listas de chequeo o de verificacin es una tcnica comn que ayuda a controlar la ejecucin de una actividad de manera rigurosa y que adems permite identificar resultados con base en variables relacionadas a la calidad de la ejecucin, el cumplimiento, los riesgos o los factores que el lder del proyecto quiera medir.

Por ejemplo, Mario Mancera (s.f), Asesor en higiene y seguridad industrial, explica que las listas de chequeo es uno de los mecanismos que ayudan a controlar los riesgos y que permiten detectar condiciones que representen peligro, que para su campo profesional, se refiere a controlar las variables del ambiente y los cambios que puedan ocasionar peligro en la salud del hombre.

Qualdev (s.f), grupo de construccin de software de la Universidad de los Andes, define las listas de chequeo como un listado de preguntas, en forma de cuestionario que sirve para verificar el grado de cumplimiento de determinadas reglas establecidas a priori con un fin determinado.

Segn la pgina web PDCA Home (2012) las listas de chequeo son son formatos creados para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de una lista de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de forma sistemtica. Se usan para hacer comprobaciones sistemticas de actividades o productos asegurndose de que el trabajador o inspector no se olvida de nada importante.

En identificar las actividades o elementos que son vitales en un macroproceso , y que deben ser controlados. Una vez identificados, se hace con esos elementos una lista en orden cronolgico o de ejecucin (Londoo, 2014).

Es una lista que debe incluir todos los aspectos que puedan aportar datos de inters, es por eso que debe recoger: qu tiene que controlarse, cul es el criterio de conformidad o no conformidad, cada cunto se controla o chequea, quin realiza el chequeo y los procedimientos aplicables. Adems de un apartado de observaciones (PDCA Home, 2012)

- La ventaja de los checklist es que, adems de sistematizar las actividades a realizar, una vez rellenados sirven como registro, que podr ser revisado posteriormente para tener constancia de las actividades que se realizaron en un momento dado (PDCA Home, 2012).

- No se sugiere para hacer control sobre procesos muy extensos o complejos, porque puede ocasionar rechazo en las personas que la estn aplicando, debido al tiempo que demora su diligenciamiento o la dificultad en comprenderla. El personas que diligencia las listas de chequeo normalmente tienen otras tareas y no deben crearse listas de chequeo que recarguen su trabajo (Qualdev, s.f)

Por otro lado, para crear una lista de chequeo es importante que el proceso que se va a controlar sea conocido en detalle, con el propsito de registrar y medir los factores que influyen directamente en el xito del proyecto.

Paso 1: definir quin elaborar la lista y para qu, cul sera su aplicabilidad. Se debe definir una nica actividad, a fin de que la lista no sea extensa, sugiere no usar listas de chequeo de ms de 12 tems. Una vez se tiene identificado esto se puede escoger un modelo de lista de chequeo o hacer un hibrido.

Paso 6: establecer el formato y hacer un pequeo manual de instrucciones. La lista debe tener un encabezado, con la informacin bsica de quin controla, qu se controla, fecha, responsable. La lista debe contener al menos un nmero consecutivo para los tems que se van a controlar, se debe describir cada tem y relacionarle la condicin que se va a controlar, la cual no debe ser compleja y no debe requerir clculos, es decir, la condicin debe ser de fcil aplicacin. Por ejemplo:

Qualdev sugiere que los formatos ms prcticos y fciles de usar son los que estn diseados en forma de tabla o cuadro, que permiten diligenciar las casillas de forma que se verifique o no la regla en cuestin. Tambin recomienda dejar una casilla en blanco para observaciones.

En el caso de proyectos multimedia, Londoo (2014) explica que las listas de chequeo se deben aplicar para todos los aspectos de la planificacin del proyecto como los contenidos, el mercadeo, los financieros, los tcnicos, los legales, los organizativos, etc. Adems sirven para controlar aspectos como:

Ejemplo de lista de chequeo para evaluar la comunicabilidad, accesibilidad y usabilidad de un proyecto multimedia, segn Gngora, Rodriguez, Len, Capote (2013) del Centro Nacional de Calidad de Software, la habana, Cuba: